優慧(ゆうえ)オンライン予約サービス概要
本文は「優慧オンライン予約サービス」(以下「予約サービス」)について説明します。本文は予約サービスの入門手引きとされています。詳細の使用法や設定などはそれぞれのドキュメントに参照してください。
システムのアップグレードや詳細設定の原因で、本文所載の画面色は実際の所見と相違する可能性があります。本文に記載される操作手順は共通であります。
0. 目次
1. 予約サービスとは
予約サービスとはユーザがインターネットを通して、予約対象の予約を取るシステムのことです。
予約サービスに三種類のユーザが存在します。
- 予約サービスの管理人(以下「管理人」)、
- 予約サービスを使って集客を行う個人または法人(以下「事業者」)
- 予約サービスを使って事業者の業務やサービスの提供を獲得するため予約を取る人(以下「参加者」)
※一人は同時に事業者且つ参加者である場合があります。ただし、事業者は自分主催の業務を予約することはできません。
一般ユーザの観点から見れば、予約サービスに主に事業者と参加者が存在します。予約サービスに表示されるすべての業務にそれぞれの事業者が存在し、参加者はユーザ自身のことになります。このユーザが同時に事業者である場合は、事業者機能が使用できるようになりますが、参加者の資格を失うことはありません。
2. 予約サービスを使用する場合の利点
予約サービスは全自動モードと半自動モードがあります。
全自動モードの場合は予約は自動承認され、事業者の関与は一切要りません。予約があった場合は通知メールは事業者に送られます。何時このメールを見るかは完全に事業者の自由です。
半自動モードはいわゆる仮予約のことです。参加者が予約を申し込んだ直後に、予約サービスは自動に事業者に通知メールを送ります。事業者は都合のよい時で参加者の申し込みを確認し承認もしくは拒否を決定します。
片方の不都合によって予約を取り消したい場合にも、簡単です。現在の予約に「キャンセル」のボタンをクリックすれば予約は自動にキャンセルされます。双方の都合をあわせ、話し合う必要はありません。
参加者の方は予約サービスを利用すれば、自由に予約でき、事業者の受付時間などに困る場面がなくなります。予約できる時間も一列に表示されて選びたい時間は一目瞭然でとても便利です。
事業者の方は予約サービスを利用すれば、行事中に連絡が割り込まれるときが減り、サービスの質が上がります。受付のために、人員を増やす必要もなくなります。何時予約が入っているかも画面で簡単に確認できます。自社利用のみのためにシステムを開発するなど、高額の費用を負担することもなく、経済的に安心です。さらに、お金に困る事業者の方はアフィリエイト機能を利用すれば何時までも使用料を支払わずに、予約サービスを使用し続けることは可能です。
3. 基本概念
業務を開催するために「事業者」と「会場」と「部屋」と「予約可能時間帯」と「参加者」との五つの要素が揃う必要があります。予約サービスは事業者の代わりにこれら五つの要素を管理します。事業者は自己情報を登録した上で、「会場」と「部屋」と「予約可能時間帯」を登録します。予約サービスは部屋と事業者の共通空き時間を計算し、これを参加者に掲示します。このため、事業者は予約可能時間帯を探すという面倒な作業がなくなります。
「会場」と「部屋」との関係は「席」の指定方法で定められます。現実の世界に部屋は必ず会場の中にありますが、バーチャルの世界では、一つの部屋は二個以上の会場に分散している場合があります。例えば、通信教育の場合は、二個以上の都市で受講生たちが指定された会場に集まり同時に通信教育を受ける場面を想像してみれば、一つの部屋は複数個の会場を含むことになります。このため、予約サービスは「会場」と「部屋」との関係を事業者に任せています。事業者は会場に席を追加します。そして席を部屋に指定します。一部屋が複数の会場の席を指定された場合は複数の会場に渉ることになります。
4. 参加者の手引き
4.1 ユーザ登録
予約サービスの利用にあてって、閲覧するだけであれば、ユーザ登録をしていただかなくともできます。予約サービスで予約を申し込みの場合はユーザ登録していただく必要があります。ユーザ登録後は参加者としての機能(予約を申し込み等)は使用できるようになります。
ユーザ登録の際は、下記の「ユーザ登録」メニュー項目(
)をクリックしていただき、ユーザ規約に目を通していただき、同意する場合は「同意します」(
)ボタンをクリックしていただきます。同意しない場合は予約サービスをご利用いただけません。
次は参加者としての情報を記入していただきます。できるだけすべての情報を入力して、「確認」ボタンをクリックしてください。
入力情報確認の画面で先ほど入力していただいた情報を確認し、ミスがなければ「登録」ボタンを、修正されるときは「修正」ボタンをクリックしてください。
登録成功の画面が表示され、登録が完了します。
4.2 ログイン
次は「ログイン」メニュー項目(
)をクリックしてログインしてください。ログイン画面で先ほど登録していただいたユーザ名とパスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックしてください。
(万が一パスワードを忘れてしまった場合は
リンクをクリックし、指示に従ってパスワードの再設定を行ってください。)
ログインした後、参加者として予約を取ることができるようになります。
4.3 業務を検索
「業務検索」メニュー項目(
)をクリックしていただくと、キーワードや時期などによる業務の検索はできます。キーワードや時期を指定されない場合は規定の順で業務を表示します。
4.4 業務を予約する
業務の予約は大きく分けて二種の予約があります。それぞれ「新規予定」の予約と既存予定の予約となります。予約があった場合は事業者は自動に通知されます。
4.4.1 新規を予定を申し込み(予約)
事業者の設定によって新規予約を参加者が発起できる業務とできない業務があります。参加者が新規予約の業務を発起できる場合は「新規予定を申し込み(予約)」ボタン(
)が表示されます。あれをクリックしますと現在存在していない予定を申し込むことができます。
4.4.2 現存の予定を予約
業務に現存の予定が存在するときは、これに加入できる場合があります。業務の説明文の下に「現在の予定」の一覧があります。
現在の予定は締め切り前且つ空席ありの場合、「予約」ボタンが現在の予定の時間の隣に表示されます。あれをクリックしていただくと現在の予定に加入することを予約できます。
4.5 取れた予約の確認方法
「予約一覧」メニュー項目(
)クリックしていただくと現在取れている予約の一覧を見れます。
4.6 取れた予約を取り消し
参加者は締め切り前の予約を自由に取り消せます。前記の予約一覧に取り消せる予約に「キャンセル」ボタンがついてます。あれをクリックしていただくと、予約を取り消すことができます。事業者は自動に知らせられます。
4.7 その他
上記の機能以外にも、自分の参加者情報の閲覧と変更や予約サービス内のメールや口コミや業務のコメント履歴などの機能が存在しております。クリックしてみてください。またはそれぞれのドキュメントをご覧ください。
5. 事業者の手引き
事業者は業務を登録することができます。予約サービスの利用者はまず参加者として登録していただき、その次に「事業者登録」というメニュー項目に通じて必要事項を記入した上で事業者になります。事業者は所有する業務が掲載されるまで以下の手順があります。
①会場を登録、②席を追加、③部屋を登録、④席を部屋に指定、⑤業務を登録、⑥業務の部屋を指定、⑦業務の担当者候補を指定、⑧予約可能時間帯を指定
以上の情報が揃いましたら、業務が表示されるようになります。事業者と部屋の空き時間や席の有無は自動計算されます。(非公開と設定された業務を除きます。)
以下は教室の開設を例として上記の手順を紹介します。
5.1 基本概念
業務：予約サービスにおいて、業務は予定の模範です。業務を開催することは即ち、このような予定を作ることと予約サービスの参加者に知らせて予約を受け付けることになります。例えば、一時間6000円のコンサルティングを業務として開催される場合、このようの「予定」を次々と参加者に取れることになります。参加者が事業者の「業務」(この例ではコンサルティングのこと)に「予定」(決まった時間でコンサルティングを行う)を申し込みますと、「業務」(一時間6000円など)で何時から何時までの「予定」が作成されます。
予定：予約サービスにおいて、業務を実際に行うため、決まった時間と決まった部屋と決まった席を取っていることを指します。
予約：予定の新設またはこれに加入することを指します。
5.2 事業者登録
まずはログインしてください。
事業者になっているかどうかを確認してみましょう。メニューに事業者専用の項目(
)が存在する場合はすでに事業者になっています。そうでない場合は「事業者登録」ボタン(
)があります。これをクリックして必要事項を記入していただき、事業者になってください。
5.3 業務を掲載の流れ
5.3.1 会場を登録
会場を登録していただく場合は「事業者情報」→「会場管理」項目をクリックしてください。現れたページに「新会場を追加」をクリックしてください。下記のようなフォームに会場情報を記入していただいて「保存」をクリックしてください。
番地までの情報は業務検索の画面で「
」アイコンをクリックされた場合に地図表示の参考値になります。
会場を登録した後、現在登録されてある会場は会場管理のページに表示されます。
5.3.2 席を追加
会場管理のページに会場情報の下に「席の管理へ」リンクがあります。これをクリックしていただき、下記のような画面が表示されます。
この画面に「この数の席を追加：」の後ろに数を入れて「追加」ボタンをクリックしていただき、指定された数の席は追加されます。席の削除もこの画面で行います。同一会場のすべての席に番号が自動生成されます。
5.3.3 部屋を登録
「部屋の管理」メニュー項目をクリックしていただき、続いて「部屋を新規作成」をクリックしてください。現れた画面に部屋名と部屋説明をご記入いただき、「新規作成」をクリックしてください。作成された部屋は部屋管理のページに表示されます。
5.3.4 席を部屋に指定
業務の開催は部屋に結び付きます。部屋管理のページで部屋情報の下に「席を管理へ」リンクをクリックしていただいて
「部屋の席の管理」画面が表示されます。
「使用可能な会場」の一覧から席を追加したい会場を選んでいただき「この会場の席を追加」リンクをクリックしていただいて、
追加したい席をチェックして「追加」ボタンをクリックしてください。「部屋の席の管理」画面に、「この会場にある席：」の下に番号つきのチェックボックスが存在することを確認してください。番号は会場の席番号です。席の番号は会場の席番号で、部屋の席番号ではありません。
5.3.5 業務を登録
「業務の管理」メニュー項目をクリックしていただいて、「業務を新規作成」リンクをクリックしていただいて、業務を新規追加の画面が表示されます。
上記の項目を記入した後、「保存」ボタンをクリックしていただいて、業務が登録されます。登録された業務は業務の管理ページに表示されます。
5.3.6 業務の部屋を指定
業務の管理ページで「部屋を指定」ボタンをクリックしていただいたら、下記のような画面が表示されます。
追加したい部屋の隣にある「追加」ボタンをクリックして、部屋は指定されます。
5.3.7 業務の担当者候補を指定
業務の管理ページで「担当者」ボタンをクリックしていただいたら、下記のような画面が表示されます。
「この業務に担当可能なスターフ」のしたに委任したいスターフの隣の「委任」ボタンをクリックしていただいて、委任ができます。
複数の担当者が同時に一つの業務に委任されることができます。その場合について別所で説明します。
5.3.8 予約可能時間帯を指定
業務の担当者は担当可能な時間帯(通常は一日の中)を指定する必要があります。担当者が一人のみの時はこれが営業時間帯となります。
予約可能時間帯を指定を際は「事業者情報」メニュー項目()をクリックしていただき、現れた画面に「時間割管理」ボタンをクリックしてください。
有効な時間帯がすでに存在している場合は下記のようなカレンダーが表示されます。なければ、カレンダーはありません。
ページ上部の「予約可能時間帯を追加」ボタンをクリックしていただくと、下記の画面が表示されます。
予約可能時間帯の開始時刻と終了時刻を入力していただき、「この時間帯の状態」を指定してください。状態を「有効」にしてください。(「無効」の場合は予約不可とます。)「受付可能な業務」もお忘れなくチェックしてください。続いては「追加」ボタンをクリックしていただいて、時間帯は保存されます。
以上は一日の時間帯を指定しましたが、多くの日の時間帯指定は以下の方法を使用します。
まずは上記のように一日の時間帯を指定します。続いて「予約可能時間帯管理」ページで先ほど入力した時間帯の隣のチェックボックスをチェックして、ページ最下部の右側のリストに「繰り返し」を選んでいただき、「実行」ボタンをクリックしてください。
現れた画面に時間帯を確認していただき、下部の内容(繰り返しの開始日付、繰り返し間隔単位、繰り返し数)を記入していただきましたら「保存」ボタンをクリックしてください。
5.3.9 確認事項
通知可能なメールを登録していただかないと業務は表示されません。
ご注意ください。
メール未登録の方は「参加者情報」メニュー項目をクリックしていただき、現れた画面に「変更」をクリックし、メールを追加してください。
続いてはメールを認証します。通知メールにしたいメールはすでに認証されている場合はこのステップは不要です。メールを認証の際は「参加者情報」メニュー項目をクリックしていただき、現れた画面に「メール設定」をクリックし、「認証」をクリックしてください。送られる認証メールの中のURLをアクセスしていただいたら、認証が完了します。
通知可能なメールを登録の際は「参加者情報」メニュー項目をクリックしていただき、現れた画面に「メール設定」をクリックしてください。通知を受けたいメールの隣の単項選択ボタンをクリックして「保存」をクリックしてください。これで通知メールの設定が完了します。
5.4 複数の担当者について
同一の業務に複数の担当者の存在が可能です。まずは「事業者情報」ページの「チーム管理」ボタンをクリックして、現れた画面を用いてチームメンバーを誘ってください。誘いの相手にメンバーIDを教えてもらう必要があります。「誘います」ボタンをクリックしていただくと、誘いのメッセージが相手に送られます。相手がメッセージを見て承認した場合は新たなチームメンバーが追加されます。
※チームメンバーは事業者である必要があります。
複数のチームメンバーを同一の業務に指定した場合はチームメンバーそれぞれこの業務の予約を受け付けられるようになります。部屋と席の分配は業務ごとに統一されるため、一つの部屋に業務を同時に二回以上予定されることはできません。
6 纏め
予約サービスを愛用していただき、まことにありがとうございます。予約サービスにこのドキュメントに記載されていない機能も沢山あります。よろしければお試しください。