ご存知ですか、クリニックの予約/管理は自動でできます。

序言

何時しかインターネットは人々の仕事と生活に深く関わるようになってきました。いつでもどこでも予約したいと人々は思います。クリニックの運営もこの大きな流れの影響を受けます。

従来、電話やメールで予約を受け付ける方はこういうご経験がおありでしょうか。治療中や他の都合により、電話を聞けない、メールを読めない時があります。結局、この時に問い合わせてきた患者さんが流失してしまいます。頑張って患者を募りましたが、電話やメールへの対応が忙しくて、従業員を増やしたいくらいになります。しかし、人件費が高く、増やせません。

もし、毎日24時間、年間365日に予約を受付続けてくれる格安な方法があればいいなぁ〜〜と思いませんか……

大丈夫です。あります。「ゆうえ予約」を使えばいいです。

ゆうえ予約

「ゆうえ予約」は優慧システム合同会社が提供している、幅広い業種に対応できるネット予約サービスです。もちろん、クリニックにもバッチリ対応しています。

「ゆうえ予約」は従業員、会場、部屋、席、時間帯、業務という概念を駆使し、お医者さんと看護婦さんに大きな管理自由を提供し、患者さんに高度な予約自由を提供しております。掲載案内機能を使用すれば初心者の方でも難なく予約できる業務を掲載できます。

例　－－　歯科医院

ここで、簡単な一例を説明してみます。5席を持つ歯科医院があるとします。

では、初診や一般検査や歯面清掃や虫歯の治療や入れ歯手術などは「授業」として考えられます。ここで、初診と歯面清掃を例として紹介してみます。

予約に係わる要素を一つずつ見てみましょう。

会場

会場はあなたがビジネスを運営する具体的な場所です。例えば、あなたのオフィスの住所、一支店の住所、教室を開いているビルの住所、などなどです。

この例において、クリニックは一軒しかないので、クリニックを会場とします。

部屋

部屋は予約に応じて提供できる非人的資源のことを指します。特定のサービスを提供する会場の１スペースを一部屋とする場合がよくあります。例えば、教室や会議室やカラオケ室等です。しかし、ゆうえ予約において、部屋はもっと広範な意味をし、数多くの具体例に適応できる抽象概念として考えられます。旅行バス、ゴルフフェアゥェイ、映画放送室、レンタルカー、マサージ屋のベッド、ビリヤードテーブル、コンサルタントのテーブル等等は部屋の具体例として考えられます。「部屋」という言葉は簡単な設定によってご希望の名称に設定できます。一つの時間帯において１部屋を予約できる回数は部屋の席数で決められます。

患者さんが治療を受けるときは指定の椅子に座りますが、同じ椅子は同時に一名の患者さんにしか使用されません。なので、診療の椅子は一席しかないお部屋のように考えられます。このため、診療椅子を部屋として設定するほうが正しいです。つまり、この例においては、一席のみを持つお部屋を五つ作ります。患者さんに分かりやすいようにするため、各部屋に「一号椅子」、「二号椅子」・・・等の簡単な名称をつけましょう。

従業員の関連付け

歯科医院には多分二種類の従業員がお勤めになっています。お医者さんと看護婦さんでしょう。初診をお医者さんにしかできない業務とし、歯面清掃を誰でもできる業務としましょう。では、「初診」業務にお医者さんを唯一の従業員として設定します。「歯面清掃」業務を「特定人員無し」にします。

このような設定では、お医者さんの空き営業時間にのみ初診の予約が入れます。歯面清掃の予約は従業員の空き時間を参考せず、椅子の空き時間だけを考慮して入ります。勿論、一つの業務に予約されている椅子が、同時に別の業務に予約されることはありません。

時間帯

毎日は、診療時間は限度があります。開始時間がありますし、終了時間もあります。各業務も営業時間がそれぞれ違う場合があります。営業時間帯を各業務に設定する必要があります。

業務は結局従業員に提供/管理されるため、業務の営業時間帯は従業員に設定されます。

この例では、お医者さんの診療開始時間から診療終了時間までの時間帯を作って、「初診」業務を取り付けます。もし、「歯面清掃」の営業時間と「初診」のと一致していれば、同じ時間帯に「歯面清掃」も取り付けましょう。営業時間が違う場合は、システムにおける「従業員」を一人増設、時間帯をこの従業員の下に作って「歯面清掃」を取り付けることができます。(この増設従業員はお医者さんとチームを組むよう設定する必要があります。)

チーム

通常、ゆうえ予約に登録されるユーザたちはそれぞれ独立しています。お互いの登録内容を干渉することはできません。当たり前ですよね。自分が登録している業務情報が知らない人に編集されたいないですよね。でも、多くの事業者は複数の人々が共同で作業をしています。従業員同士の間の合理的干渉は必要不可欠です。この点を配慮し、ゆうえ予約ではチームを組めます。

ゆうえ予約のチームは一人のチームリーダと複数のチームメンバーで組まれます。チームは三種類があると考えられます。緊密チームと緩いチームと総合チームです。

緊密チームは、チームリーダがすべてのチームメンバーに対して、ゆうえ予約内の絶対的支配権を有します。メンバーたちはリーダーの分身のように行動します。チームメンバーを追加するときは、チームリーダが自分の別名ユーザを作成します。別名ユーザを現実の従業員に配分するときは別名ユーザのパースワードを変更してログイン情報を伝えます。別名ユーザは業務を掲載しません。リーダの設定によって、特性業務と一緒に予約されます。

緩いチームは、チームリーダがすべてのチームメンバーについて、協力を呼びかけます。メンバーたちはおのおの独立の個体としてユーザ登録をします。チームメンバーを追加するときは、チームリーダがお誘いを送ります。チームメンバーがこれを同意する場合のみにおいて、チームの一員になります。その後はチームリーダが作った業務を従業員として参加できるようになります。

総合チームは緊密チームと緩いチームのメンバーを同時に有するチームです。

クリニックをチームとする場合は、必要に応じてチームを増員しましょう。

業務掲載

上記の概念をご理解いただけましたら、「掲載案内」を使用して初診と歯面清掃を二つの業務を新規作成しましょう。料金も記載できます。

部屋を選ぶステップに五つの椅子を両方の業務に設置します。

他の各設定も完了した後は初診と歯面清掃の両業務は患者さんが検索できるようになります。

アンケート

初診のときに、患者さんの受診目的を知り、適切な準備をするために、患者さんに聞き取りを行いたいです。この場合はアンケートをご利用ください。ゆうえ予約はアンケートと質問を分けて管理しています。アンケートと質問を別々に作成して関連します。このような方式で、同一質問は複数のアンケートに出現できます。

アンケートを作成後に、業務に関連します。そうすれば、予約時にアンケートが表示され、患者さんに質問を問います。

予約のとき

患者さんが受診したいときはクリニック様のサイトを閲覧します。受診したいコース(業務)を決めましたら、予約のアイコン又はリンクをクリックします。クリニック様の設定によって予約の子画面を表示する又は予約ページに跳ぶようになります。時間や部屋を選んだ後、患者さんは自分で予約を完成させます。患者さんに確認メールが届き、クリニック様にも知らせのメールが届きます。この過程において、クリニック様は特に何をしなくてもよいです。

アンケートが設置される場合は、表示されます。

ゆうえ予約の外部業務リストを使用すれば、可能な場合において、患者さんがクリニック様のサイトから離れなくても予約を完成させることができます。予約機能はまるで完全に先生のサイトに組み込まれているように見えます。外部業務リストは、クリックされると、クリニック様のウェブサイトを離れずに、患者さんのブラウザに予約用の子画面を表示します。患者さんはこの子画面で予約を完成できます。

予約に際し、患者さんを特定するために、必要な個人情報を患者さんに求める場合があります。この場合は、必要項目を選んで患者さんに開示を求めることができます。患者さんがこれらの情報を入力し、先生への開示を同意する場合に限って予約は受け付けられます。

料金の計算も遣ってくれます。

纏め

オンライン予約機能に必要なサーバやバックエンドソフトや保守管理やアップグレードなどの難しい設定は運営会社の方が遣ってくれます。クリニック様はこれを心配しなくていいです。

一言で言えば便利です。患者さんもクリニック様も手間が省けます。

ゆうえ予約をぜひ、お薦めしたいです。